廣安市物業管理協會 關于印發《廣安市物業管理協會行政管理制度》的通知發表時間:2014-07-23 14:08 各會員單位: 為進一步規范我市物業服務活動,理順協會運作模式,確保物業行業健康有序發展,經協會理事會討論通過了《廣安市物業管理協會會員會費交納暫行規定》,現印發你們,請嚴格遵照執行。 廣安市物業管理協會 2014年5月21日
廣安市物業管理協會行政管理制度 為規范協會內部管理和辦事程序,提高工作效率,更好地為會員服務,根據《廣安市物業管理協會章程》,制定本制度。 一、會議制度 (一) 理事會會議制度 1、理事會會議每季度召開一次(特殊情況可臨時組織召開),理事會會議需有1/2以上理事出席方能召開,會議決議應得到協會半數以上理事通過方能生效(未到會的理事以其他方式征求意見)。 2、理事會會議由會長召集和主持,或由會長委托副會長、秘書長主持召開。 3、理事會會議參加人員為冠名理事,如因會議需要,可召開理事擴大會議,邀請有關人員列席會議。但列席人員沒有表決權。 4、理事會會議的主要任務是根據協會組織章程的規定,討論決定協會的重大事項。 5、理事會會議由秘書處做好記錄,對重大問題的討論要形成會議紀要,以便貫徹實施。 (二) 常務理事會會議制度 1、常務理事會會議每月召開一次,常務理事會會議需有2/3以上常務理事出席方能召開,其決議須經到會常務理事2/3以上表決通過方能生效。 2、常務理事會會議由會長召集和主持,或由會長委托副會長、秘書長召開。 3、常務理事會會議應由冠名的常務理事參加,特殊情況,可書面委托本單位的其他人參加。如會議需要,也可邀請相關人員列席常務理事會議,但列席人員沒有表決權。 4、常務理事會會議的主要任務是貫徹落實理事會會議決議、決定,處理理事會授權的重大事項。提出年度工作計劃,指導常設機構開展工作。聽取常設機構負責人的工作匯報,研究解決常設機構提出的問題,對常設機構的工作進行指導、監督、考核。 5、常務理事會會議議題應提前一天通報各常務理事,以便會上充分發表意見,提高議事效率。 6、常務理事會會議由秘書處負責記錄,會議的決議、決定等重要事項要形成會議紀要下發,以便貫徹實施。 (三) 會長辦公例會制度 1、會長辦公例會是協會常設機構的工作例會,每半月召開一至二次;參會人員為會長、副會長、秘書長、常務副秘書長;無特殊情況,所有人員都應參會,因特殊情況不能參會,應向會長請假說明事由。 2、會長辦公例會由會長或常務副會長主持召開。 3、會長辦公例會的主要內容是跟蹤反饋當前工作實施進展情況,安排部署新的工作任務,決定協會日常事務。 4、會長辦公例會由秘書處指定人員記錄,對布置的重要工作,要以書面形式做出分工安排,確保每項工作落到實處。 (四)特別規定 1、會長因外出、學習等原因不能履行職務期間,由常務副會長全權主持協會工作。 2、會員單位20%成員聯名要求召開會員大會時應及時召開。 3、理事單位30%成員聯名要求召開理事大會時應及時召開。 4、常務理事單位30%成員聯名要求召開常務理事大會時應及時召開。 5、副會長單位30%成員聯名要求召開會長辦公會時應及時召開。 二、文件資料管理制度 (一)秘書處負責協會文件、檔案資料、印鑒、介紹信和協會網站的管理。 (二)按規定辦理文件的接收、登記、傳閱、回收和歸檔,做好保密工作。 (三)經常及時地做好協會大事記、政策法規、活動圖片、會員檔案、行業資料的收集、整理和充實完善工作。 (四)嚴格介紹信和印鑒使用手續。出具協會介紹信,加蓋協會印章要經會長批準,重大事項要經會長辦公會議批準。一般不準開具空白介紹信。對外使用印章、介紹信,使用人必須在存根上簽名并注明事由。 (五)協會文檔資料要盡量對會員開放,方便查閱,為會員服務。但非會員單位查閱協會資料要經秘書長或會長同意。 三、專職人員考勤及請銷假制度 為嚴肅內部紀律,規范日常管理,提高工作效率,維護協會的良好形象,特制定如下規定: (一)協會常設機構執行國家行政事業單位的工作作息制度。 (二)準時上下班,不得遲到、早退。因公外出要事先請假或報告。 (三)嚴肅上班秩序。上班時間禁止打牌、下棋、玩游戲、上網娛樂等或干與工作無關的事。 (四)工作人員享受國家法定的節假日,探親假和公休假等按國家有關規定辦理。特殊情況加班的,可視情在當月內調休。 (五)嚴格請銷假制度。常設機構主要領導請假,由會長批準;其他工作人員請假,由秘書長(常務副秘書長)批準。病假工資按國家有關規定辦理。事假一天以上(含一天)按比例扣發工資;一月以上,自動解除合同。無故不上班按曠工計,曠工一天按本人日工資額的三倍扣發并做出相應檢查,累計曠工三天以上解除勞動合同。 (六)上下班考勤由秘書長(常務副秘書長)負責,考勤情況列入年終考核內容。 四、咨詢服務和投訴處理制度 為做好咨詢服務和投訴受理工作,有效保障業主和會員的合法權益,提高服務質量,維護物業管理服務行業形象,特制定如下規定: (一)設立物業管理咨詢服務熱線(號碼:2333096)。由秘書長(常務副秘書長)和常設機構工作人員負責接聽解答,為廣大業主和會員提供政策咨詢和物業管理專業化咨詢,促進行業健康發展。 (二)設立協會投訴監督電話(號碼:2333096),號碼在協會網站和雜志、報刊上公布,公開接受社會投訴。 (三)協會秘書處負責日常接聽電話、接待來訪、受理投訴等工作。 (四)秘書處接到投訴后,應在第一時間及時處理。當時能回復處理的當即處理;當時處理不了的應做好記錄,及時向協會領導或有關部門匯報。一般性投訴,在三個工作日內,完成調查、核實和處理,將處理情況反饋給投訴人。重大事項投訴,在五個工作日內完成調查、核實、處理和反饋。 (五)投訴處理完畢后,秘書處應及時將有關資料整理歸檔。 |